Comment s’adapter au télétravail?

Bloom / avril 10, 2020

Toute notre équipe travaille de la maison depuis bientôt un mois pour respecter les directives gouvernementales. Bien que toutes nos vies soient bouleversés par les événements actuels, la transition au télétravail pour tous, s’est faite en douceur. Voici nos trucs et astuces pour minimiser les impacts de ce changement sur son travail, pour rester motivés, pour faciliter le travail d’équipe et pour préserver sa culture d’entreprise bien vivante, et ce, même à distance.

Commencez votre journée avec 15 minutes de yoga ou d’exercice

Lorsque nous travaillons à domicile, nous avons tendance à être moins actifs tout au long de la journée. Commencer sa journée par une activité physique aide à maintenir son niveau d’activité habituel. Vous récolterez les bénéfices d’un entraînement physique tout au long de la journée. Cela vous permet également de vous concentrer et de vous sentir plus à l’aise à votre bureau.

Plusieurs membres de notre équipe ont mentionné que lorsqu’ils font un peu d’activité physique avant de commencer leur journée de travail, ils se sentent plus motivés et plus créatifs. 

Créez un espace de travail à votre goût

Pour faciliter votre transition vers le télétravail complet, prenez le temps d’aménager un espace de travail où vous vous sentez à l’aise et, si possible, près d’une fenêtre. Aussi, prévoyez un autre lieu de travail pour les moments où vous souhaitez changer d’air. Essayez de travailler debout ou bien profitez du printemps pour travailler sur votre balcon. Assurez-vous que votre bureau est propre et ne contient que les articles que vous utilisez quotidiennement, rangez tout le superflu.

Pourquoi ne pas rendre votre espace de travail encore plus vivant en accrochant des oeuvres d’art au mur, en ajoutant des plantes ou en utilisant un panneau de liège pour vous créer un moodboard avec des images inspirantes? Si vous aimez vous sentir zen lorsque vous travaillez, nous vous suggérons d’installer un diffuseur avec des huiles essentielles, comme la lavande ou l’eucalyptus.

Fixez des objectifs

Se fixer des objectifs quotidiens et se créer une liste de « to-do’s » est essentiel, que vous soyez à la maison ou au bureau. Bien que notre quotidien change beaucoup, nous suggérons de se fixer des buts pour la semaine et même pour le mois. Ça vous aidera à garder une ligne directrice et à vous concentrer sur le court et le long terme.

Certains membres de notre équipe établissent leur liste de tâches quotidiennes en segmentant leur travail en blocs de temps de 30 à 60 minutes. Il existe plusieurs méthodes que vous pouvez utiliser pour mettre en œuvre cette méthodologie, comme la technique de Pomodoro. La technique Pomodoro vous aide non seulement à faire votre liste de tâches, mais elle vous permet également d’être plus efficace et de rester concentré sur une tâche à la fois !

Un autre conseil est de continuer à travailler sur vos objectifs de carrière. C’est une excellente occasion de faire progresser vos compétences actuelles, d’entreprendre de nouveaux projets et de réfléchir à des moyens d’apporter une valeur ajoutée à votre organisation.

Ne dérogez pas trop de votre routine habituelle

Veillez à ce que votre routine matinale soit similaire à celle que vous aviez lorsque vous alliez au bureau. Par exemple, si vous avez l’habitude de vous lever à 6h00, prendre une douche, déjeuner et vous préparer, essayez de garder cette même logique en télétravail. En conservant une routine matinale « normale », vous vous assurez que votre esprit et votre corps soient plus enclins à se mettre au travail. Les autres habitudes que vous avez lorsque vous alliez au bureau doivent également être intégrées dans votre horaire de travail à domicile. Par exemple, si vous aviez l’habitude de préparer vos lunchs ou sortir faire une marche sur l’heure du dîner, continuez de le faire, même à la maison.

L’avantage supplémentaire de garder votre routine intact est que, lorsque vous serez en mesure de retourner au travail, vous pourrez réintégrer votre routine habituelle rapidement et en douceur.

Prenez des pauses régulièrement

Veillez à prendre votre pause dîner et quelques pauses de 10 minutes lorsque vous travaillez à domicile. Il peut être tentant de rester à votre bureau, mais il est préférable de s’éloigner de l’écran quelque temps. Pendant vos pauses, passez du temps avec vos proches, appelez un ami ou sortez à l’extérieur.

Organisez, chaque semaine, des réunions virtuelles pour tous les employés

Chez Bloom, nous avions l’habitude d’avoir une rencontre hebdomadaire, appelée « town hall », où chaque membre de l’équipe y était invité. De cette façon, l’équipe de direction pouvait partager des nouvelles et des mises à jour facilement. Ces rencontres se font désormais virtuellement chaque lundi matin. Elles permettent de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. C’est aussi un moment opportun pour poser des questions, partager des bons coups, et socialiser. 

Faites des réunions départementales quotidiennes

Nous croyons qu’il est essentiel d’organiser des réunions départementales quotidiennement, ou du moins, plusieurs fois par semaine. Ces réunions rapides sont essentielles pour conserver un esprit d’équipe fort et prendre des nouvelles de chacun. Aussi, comme la situation évolue rapidement, ces rendez-vous permettent d’être flexible, de s’ajuster et de collaborer sur les besoins des clients, les tâches, les projets et les initiatives. Ces réunions offrent donc la possibilité de trouver des solutions à nos nouveaux défis et de progresser ensemble, en équipe.

Misez sur les visioconférences

Privilégier les appels par visioconférence, plutôt que l’envoi de courriel ou les appels téléphoniques. Cela permet d’accroître l’efficacité de la communication, de faire avancer les projets plus rapidement et de renforcer la collaboration. 

Sans oublier que les appels par visioconférence permettent également aux membres de l’équipe de conserver un lien privilégié avec leurs collègues.

Profitez de pauses café virtuelles avec vos collègues

Nous recommandons à tous d’essayer de mettre en place des pauses café virtuelles. Ces appels vidéos de 10 à 15 minutes permettent aux membres de l’équipe de socialiser, quelques minutes par jour, et ainsi se sentir moins seuls et se changer les idées. 

Ces pauses cafés sont également moins formelles et peuvent instiguer de nouvelles discussions. Elles peuvent favoriser les nouvelles idées et encourager une plus grande collaboration sur les projets des clients et les initiatives de l’entreprise.

Prenez le temps d’organiser des activités d’équipe virtuelles

Les activités sociales étaient très appréciées des membres de l’équipe avant que notre quotidien soit bouleverser. Il était important pour nous de conserver ces activités de façon virtuelle. Pour vous inspirer, voici quelques activités qui nécessitent peu de préparation que nous avons organisées récemment :

• des quiz virtuels sur des sujets variés tels que la géographie, l’alimentation, les animaux, etc. 
• un jeu de devinettes avec des photos de bébés
• des séances d’entraînement virtuelles, en équipe, pendant le dîner 
• Des 5@7s virtuels 
• des concours de photos (meilleure photo d’animal de compagnie, meilleure collation, etc.)

Les activités sociales virtuelles aident vraiment à maintenir un sentiment d’unité dans toute l’organisation et à faire en sorte que les membres de l’équipe connectent et socialisent. C’est une excellente occasion de renforcer les relations au sein de l’organisation, tout en travaillant chacun chez soi.